Untuk membuat purchases journal, langkah-langkah yang perlu dilakukan antara lain adalah menentukan format yang akan digunakan, mencatat setiap transaksi pembelian secara teliti dan akurat, serta melakukan reconcilliation atau penyesuaian antara purchases journal dengan buku besar lainnya.
Purchases journal atau buku pembelian merupakan salah satu bagian penting dalam proses akuntansi suatu perusahaan. Dalam purchases journal, semua transaksi pembelian barang atau jasa dicatat secara terperinci dan sistematis. Dengan adanya purchases journal, perusahaan dapat memantau dan mengontrol semua transaksi pembelian yang dilakukan.
Langkah pertama dalam membuat purchases journal adalah menentukan format yang akan digunakan. Format purchases journal umumnya terdiri dari kolom-kolom seperti tanggal transaksi, nomor faktur, nama pemasok, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga satuan, dan total pembelian. Format ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik transaksi pembelian perusahaan.
Setelah format purchases journal ditentukan, langkah selanjutnya adalah mencatat setiap transaksi pembelian secara teliti dan akurat. Setiap transaksi pembelian harus dicatat dengan lengkap dan jelas, termasuk nomor faktur, nama pemasok, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga satuan, dan total pembelian. Dengan mencatat transaksi pembelian secara teliti dan akurat, perusahaan dapat memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dan tidak terjadi kesalahan atau kekurangan informasi.
Selain itu, perlu dilakukan reconcilliation atau penyesuaian antara purchases journal dengan buku besar lainnya, seperti general ledger atau ledger akun hutang. Dengan melakukan reconcilliation, perusahaan dapat memastikan bahwa semua transaksi pembelian yang dicatat dalam purchases journal sesuai dengan catatan akuntansi lainnya. Hal ini penting untuk mencegah terjadinya kesalahan atau inkonsistensi dalam pencatatan transaksi pembelian perusahaan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, perusahaan dapat membuat purchases journal yang sistematis dan akurat, sehingga memudahkan dalam memantau dan mengontrol transaksi pembelian. Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga keuangan perusahaan tetap teratur dan transparan.
Referensi:
1. Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., dan Kieso, Donald E. (2015). Financial Accounting: Tools for Business Decision Making. John Wiley & Sons.
2. Horngren, Charles T., Sundem, Gary L., dan Elliott, John A. (2014). Introduction to Financial Accounting. Pearson Education.
